Matkailua IAM-alalla, tarina 2: IAM-järjestelmän piilokulut – satatonnia säästöä

10/01/2017 | Kirjoittanut: Petteri Aatola | Aihe: IAM

Aloitin viime vuoden tarinalla myyntitykistä. Blogissani sivuttiin työn aloittamisen kitkaa ja kustannuksia silloin, kun tarvittavien käyttöoikeuksien antaminen ei tapahdu tehokkaasti. Tämän vuoden blogialoitukseni on tarina identiteetin elinkaaren toisesta päästä eli työsuhteen päättymisestä.

Organisaatioihin on usein pesiytynyt paljon piilokuluja, joita ei välttämättä huomata — niin kävi myös tässä tarinan yrityksessä. Vaikka kustannukset huomattaisiinkin, se ei aina tarkoita, että niihin osataan suhtautua riittävän kriittisesti. Kustannukset saatetaan olettaa annetuiksi tai pakollisiksi juokseviksi kuluiksi.

Työsuhteen päättyessä yksi olennaisista toimenpiteistä on sulkea poistuvan työntekijän pääsy yrityksen tiloihin ja tietojärjestelmiin. Tähän voi sisältyä automaattisia ja manuaalisia vaiheita. Tarinan yrityksessä piilokulut liittyivät fyysisen pääsynhallintajärjestelmän tilin kuolettamiseen poistuvilta käyttäjiltä. Fyysinen pääsynhallintajärjestelmä oli aikaisemmin ollut erillään yrityksen identiteetin- ja pääsynhallinnasta, ja työsuhteen päättyessä IAM-järjestelmä oli vain lähettänyt pyynnön oikeuksien päättämisestä asiasta vastaavalle tiimille. Tiimi oli ulkoistettu, joten jokaisella pyynnöllä oli ulkoistuskumppanilta tuleva useampien kymppien hintalappu.

Myöhemmin kyseinen fyysinen pääsynhallintajärjestelmä integroitiin osaksi yrityksen laajempaa IAM-järjestelmää, minkä ansiosta kulkuoikeudet alettiin sulkea automaattisesti. Niistä lähti kuitenkin edelleen sulkemispyyntö ulkoistuskumppanille, koska se oli ollut osa prosessia. Tällä pyynnöllä oli sama hintalappu kuin ennenkin, vaikka sille ei tietenkään ollut enää mitään tarvetta. Kun asia lopulta huomattiin, prosessin korjaamiseen vaadittiin vain muutama pieni muutos järjestelmäkonfiguraatioihin.

Piilokulujen huomaamista tarinan yrityksessä helpotti se, että niistä laskutti ulkopuolinen toimija. Muutoksilla todettiin saavutettavan 100 000 euron vuotuinen säästö. ”Projekti”, jolla säästö lopulta saatiin aikaiseksi, maksoi ehkä tonnin tai pari.

Petteri Aatola
Toimitusjohtaja