Säästöä lisenssikuluihin keskitetyllä identiteetinhallinnalla

07/11/2013 | Kirjoittanut: Petteri Aatola | Aihe: Identiteetinhallinta (IdM)

Nykytaloudessa säästöjä haetaan kaikkialta. On pakko. Organisaation vuosittaisia kustannuksia on saatava pienennettyä. Miten säästöjä joissakin organisaatioissa haetaan, hämmästyttää kuitenkin minua suuresti. Tietohallinnon maailmaa seuratessa tuntuu usein siltä, että ensimmäisenä tulilinjalla ovat uudet investoinnit – eli juuri ne toimet, joiden on tarkoitus tuoda organisaatiolle lisää bisnestä, tehostaa toimintoja tai pienentää kuluja. Niistä karsitaan ensimmäisenä. Kenties siksi, että uusilta hankkeilta on helppoa katkaista rahoitus tai pienentää budjettia. Helpompaa, kuin lähteä hakemaan säästöä nykyisen IT:n juoksevista ylläpitokustannuksista – tämä kun vaatii usein ensin pienen investoinnin.

Ja hieman pitkänäköisyyttä

Tähän ei organisaatioissa usein ole kärsivällisyyttä eikä rohkeutta. Niinpä budjetista karsitaan kaikki tulevaisuuden kehityshankkeet pois, jotta olisi varaa pyörittää olemassaolevaa infrastruktuuria. Samanaikaisesti nykyisessä infrastruktuurissa saattaa olla paljon sellaista turhaa kulua, jotka olisi kyllä helppoa karsia pois, jos siihen vain lähdettäisiin. Yhtenä esimerkkinä käytän ohjelmistolisenssikuluja. Monelle organisaatiolle ohjelmistolisenssikulut muodostavat erittäin merkittävän kuluerän IT:ssä. Kyseessä voivat olla perinteisesti ostettujen enterprise-ohjelmistojen vuotuiset käyttäjäkohtaiset ylläpitolisenssit tai modernisti pilvipalveluiden käyttäjäkohtaiset palvelumaksut.

Haastan organisaatioita pohtimaan, minkä verran järjestelmissä on sellaisia käyttäjiä, jotka eivät enää käytä ohjelmistoja. Esimerkiksi organisaatioista poistuneita käyttäjiä. Tai käyttäjiä, joiden tehtävänkuva organisaatiossa on vaihtunut ja samalla jotkut ohjelmistot ovat jääneet tarpeettomiksi. Kuinka paljon maksetaan turhasta tällaisten ei-aktiivisten käyttäjien lisenssi- ja pilvipalvelukuluissa? Tiedetäänkö organisaatioissa edes kunnolla, keillä on käyttöoikeus mihinkin järjestelmään tai palveluun? Ja kuuluisiko heillä olla? Tämähän on tietysti perinteinen IAM:n tai tarkemmin ottaen identiteetinhallinnan alainen kysymys. Harva organisaatio lähestyy IdM:n hyötyjä kuitenkaan lisenssikulujen minimoimisen näkökulmasta.

Tässä hyvin yksinkertaistettu laskuesimerkki: Oletetaan, että organisaatiolla on 30 ylimääräistä käyttäjää Salesforce- ja Office 365 -palveluissa. Siis 30 käyttäjää, jotka oikeasti eivät käytä tai tarvitse näitä palveluita. Tämä tekee vuodessa 50 000 euroa1, pelkästään näiden 30 käyttäjän osalta. Aika paljon! Ja tässä yksinkertaisessa esimerkissä oli vain kaksi palvelua.

On selvää, että tehoton lisenssienhallinta IT:ssä voi tuoda vuositasolla valtavia ylimääräisiä kustannuksia, varsinkin jos organisaatio on suuri. Keskitetty identiteetinhallintaratkaisu (eli keskitetty IdM) voi olla yksi keino lisenssienhallinnan tehostamiseen. Tämä voi olla myös varsin kustannustehokas vaihtoehto, mikäli organisaatiolla on jo keskitetty IdM-ratkaisu – ja kaikillahan tulisi olla. Keskitetystä IdM-järjestelmästä kun pystytään tarkastamaan kaikkien siihen linkitettyjen kohdejärjestelmien käyttäjämäärä, ja tällöin ei välttämättä tarvita mitään erillistä (ja potentiaalisesti kallista) lisenssienhallintaratkaisua. Ja mikä olennaisempaa: keskitetyllä IdM:llä pystytään varmistamaan, että poistuvat käyttäjät poistetaan välittömästi myös kohdejärjestelmistä ja sitä kautta myös lisenssi- ja palvelumaksukuluista.

IdM-järjestelmä on myös IT-kustannusten hallintajärjestelmä. Tämä on näkökulma, joka ei välttämättä tule organisaatioissa ensimmäisenä mieleen, kun mietitään miten ja mistä voitaisiin IT-kuluissa säästää.

Petteri Aatola
Johtaja, Identity and Access Management

1 Salesforce Enterprise 135€/user/month (suosituin Salesforce optio)
Office 365 Enterprise E1 6,50€/user/month

 

Lue lisää Spellpointin identiteetinhallinnan palveluista.