Tietosuojaseloste

Tämä on Loihde Trust Oy:n tietosuojaseloste, joka antaa lisätietoja rekisteröidyille heidän oikeuksistaan henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Loihde Trust noudattaa tietojen käsittelyssä tietosuojalakia sekä muita Suomen lainsäädännössä yksilön tietosuojasta voimassa olevia säädöksiä.
Henkilötietojen ja muiden asiakastietojen käsittely Loihteessa perustuu asiakassuhteeseen, muuhun asialliseen yhteyteen tai henkilön antamaan suostumukseen tai oikeutettuun etuun.
Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen hallinnoimiseksi ja markkinointitarkoituksessa olemassa oleville ja potentiaalisille asiakkaille.

Rekisterin tietosisältö

Loihteen tietosuojaseloste kattaa Loihteen eri henkilörekisterit, joista on tehty erikseen yksityiskohtaisemmat rekisteriselosteet. Loihteen henkilörekistereihin tallennetaan asianmukaisia henkilötietoja, jotka on kirjattu asiakkuuden yhteyteen tai ovat muutoin henkilön meille luovuttamia.

Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme henkilötietoja ja muita asiakastietoja sopimusten tekemisen yhteydessä, käyttäjien rekisteröityessä jonkin palvelumme käyttäjäksi, palveluiden käytön yhteydessä tai muutoin rekisteröitävältä itseltään. Loihteen verkkosivuilla vierailevien käyttäjien henkilötietoja kerätään vain heidän suostumuksellaan, esimerkiksi yhteydenottolomakkeen kautta. Tiedot tallennetaan pysyvään asiakas-, työnhakija- tai suoramarkkinointirekisteriimme ja niitä käsitellään rekisteriselosteen mukaisesti. Päivitämme tietoja valikoiduista ulkopuolisista lähteistä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja Postin osoitepalvelusta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ja muita asiakastietoja luovutetaan tietoja pyytävälle viranomaisille silloin, kun viranomaisella on siihen lakiin perustuva oikeus. Loihteella on velvollisuus luovuttaa asiakkaitamme koskevia tietoja laissa säädetyssä laajuudessa viranomaisille laissa säädetyillä perusteilla. Lisäksi voimme luovuttaa tietojasi mahdollisille alihankkijoille, jolloin huolehdimme tietojen säilymisestä luottamuksellisina.
Pääsääntöisesti rekisteröidyn tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle. Henkilötietoja puolestamme käsittelevät kumppanit voivat olla sijoittautuneet Suomen, Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirtäessämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle varmistamme sopimuksin (esimerkiksi käyttämällä EU:n Komission mallisopimuslausekkeita) tai muutoin, että siirrot toteutetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lisäksi huolehdimme ja edellytämme myös käsittelijämme huolehtimaan tällöinkin lainsäädännön edellyttämällä tavalla siitä, että henkilötietosi säilyvät edelleen suojattuina huolimatta siitä siirretäänkö niitä EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Säilytämme asiakkaidemme henkilötiedot ja muut asiakastiedot luottamuksellisina ja käytämme henkilötietoja vain erikseen asiakasrekisterin rekisteriselosteessa määriteltyihin käyttötarkoituksiin ja muuten lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla. Pyrimme pitämään huolen siitä, että henkilötiedot ja muut asiakastiedot ovat ajan tasalla ja oikeellisia. Suojaamme asiakastietomme mahdollisimman tehokkaasti ja pyrimme estämään ulkopuolisten pääsyn tietojärjestelmiimme. Henkilötietoja ja muita asiakastietoja käsittelevä henkilöstömme on vaitiolovelvollinen työssään käsittelemistään tiedoista. Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään niin, että Loihde toteuttaa ja ylläpitää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimenpiteitä sekä Loihteen tietoturvakäytäntöjä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista sekä muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot. Tarkistusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12kk) toteutettuna. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterissä olevien tietojen poistamista tai siirtämistä sekä virheellisten tietojensa korjaamista. Rekisteröidyn tietoja koskevat pyynnöt esitetään sähköpostitse osoitteeseen gdpr.trust@loihde.com.
Rekisteröity voi antaa Loihteelle myös suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja, mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi. Markkinointisuostumuksia voit hallita sähköposteissa olevan ”Poistu postituslistalta” -linkin kautta tai tekemällä pyynnön yllämainitulla tavalla.

Evästeiden käyttö

Loihteen internetsivustoja voi selata anonyymisti. Useiden muiden verkkosivujen tapaan Loihde hyödyntää kuitenkin evästeitä (cookie) sivustojensa kehittämiseksi. Kun asiakas ottaa ensimmäisen kerran yhteyden palveluun, eväste määrittää selaimelle satunnaisluvun, josta ei ilmene kuitenkaan käyttäjän henkilöllisyyttä. Evästeet auttavat Loihdetta sen selvittämisessä, mitkä ovat suosituimmat sivuston osat, miten kävijät liikkuvat sivustolla ja miten kauan he viipyvät siellä. Tietoja käytetään muun muassa sivustojen kehittämiseen käyttäjäystävällisemmiksi sekä sivustomainonnan kohdistamiseen. Evästeiden avulla kerättävillä tiedoilla ei voida tunnistaa yksittäisiä käyttäjiä.

Evästeen tallentumisen voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. On kuitenkin huomattava, että joissakin tapauksissa tämä voi johtaa siihen, että internetsivujen selailu hidastuu tai että pääsy joillekin sivuille estyy kokonaan. Evästeet voi halutessaan myös poistaa selaimestaan palvelun käytön jälkeen.

Pääsynhallintapalvelu

Loihde Trustin Pääsynhallintapalvelulla voidaan vaivattomasti rajoittaa ulkopuolisten henkilöiden pääsyä tietyille alueille sekä koordinoida henkilökunnan liikkumista. Pääsynhallinta palvelua käytetään ensisijaisesti Loihde ID sovelluksella joka tuo kulkuoikeuden käyttäjän puhelimeen. Kulkutunnisteiden jako tapahtuu nopeasti ja vaivattomasti.

Käsiteltävät henkilötiedot Erityiset suojaustavat Tietojen säilytysaika
 Yrityksen ja käyttäjän nimi sekä sähköposti osoite Hallinnointi rajattua, pääsy tietoihin rajoitettu ja valvottu. Loihde Trust Oy ei kerää käyttäjien sijaintitietoja. Palvelun voimassaoloaika.

 

Loihde Trust Oy:n tekoälytutkimusprojektien Tietosuojaseloste

Tässä Loihde Trust Oy:n (”Loihde”) tekoälytutkimusprojektien (”Projektit”) tietosuojaselosteessa kuvataan miten ja miksi Loihteen tutkimusprojekteissa käsitellään henkilötietoja sekä mitä henkilötietoja ja millä perusteilla henkilötietoja kussakin Projektissa käsitellään.

Koska monet henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat poikkeavat toisistaan Projekteittain ja Projekteissa hyödynnettävät tietoaineistot ovat erilaisia, on tämä tietosuojaseloste rakennettu niin, että kohdassa 1 kuvataan ensin kaikkiin Projekteihin soveltuvat periaatteet. Tämän jälkeen kohdassa 2 kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat Projekteittain ja tarvittaessa myös tietoaineistoittain.

Loihde noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä, kuten tietosuojalakia (1050/2018).

1 Kaikkiin Projekteihin soveltuvat asiat

1.1 Rekisterinpitäjä

Loihde Trust Oy (Y-tunnus: 0863729-2), Atomitie 5, 00370 Helsinki (”Loihde”)

Sähköpostiosoite: gdpr.trust@loihde.com

Tietosuojavastaava: Miia Manner

1.2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään kussakin Projektissa tarkemmin alla kohdassa 2 yksilöityihin tarkoituksiin. Projektien yleinen tarkoitus on tehdä tekoälytutkimusta ja mahdollisesti kehittää tutkimustulosten perusteella uusia innovatiivisia tekoälysovelluksia.

1.3 Tietolähteet ja käsiteltävät henkilötiedot

Projekteissa käytetään tyypillisesti kolmansilta osapuolilta sopimuksella hankittuja ulkopuolisia tietoaineistoja, joihin saattaa sisältyä henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja. Loihteen tarkoituksena ei ole Projekteissa tunnistaa yksittäisiä henkilöitä, eikä tunnistaminen useimmin käytettävien tietoaineistojen pohjalta ole suoraan edes mahdollista. Tiettyihin tietoaineistoihin voi kuitenkin tapauskohtaisesti sisältyä henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja, koska esimerkiksi tietoaineistoihin sisältyvät tiedot voivat epäsuorasti olla yhdistettävissä tiettyyn luonnolliseen henkilöön.

Kussakin Projektissa käytettävät tietoaineistot, niiden sisältämät henkilötiedot ja tietolähde on kuvattu Projekteittain alla kohdassa 2.

1.4 Henkilötietojen suojaaminen

Kaikkia Projekteissa käsiteltäviä henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Pääsy tietoihin annetaan vain niille Loihteen ja sen konserniyhtiöiden työntekijöille, joilla on tarve käsitellä tietoja Projektiin liittyvien tehtäviensä hoitamiseksi. Loihteen projektiympäristöt, verkot sekä laitteet on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein henkilötietojen vahingossa tapahtuvan tai laittoman tuhoamisen, häviämisen, muuttamisen, luvattoman luovuttamisen tai henkilötietoihin pääsyn estämiseksi.

1.5 Henkilötietojen siirtäminen ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli näin tehtäisiin jonkun Projektin tai tietoaineiston osalta, kuvataan siirto aina alla kohdassa 2. Mahdolliset siirrot toteutetaan aina soveltuvan lainsäädännön mukaisesti, ensisijaisesti EU-komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita hyödyntäen.

1.6 Käsittelyperusteet ja rekisteröidyn oikeudet

Loihteen henkilötiedon käsittelyperuste Projekteissa on useimmiten oikeutettu etu. Kunkin Projektin tai hyödynnettävät tietoaineiston osalta käsittelyperuste on ilmoitettu alla kohdassa 2.

1.7 Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojavaltuutetun toimiston sivun rekisteröityjen oikeuksista eri tilanteissa löytyy täältä: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa.

Tilanteesta riippuen, rekisteröidyllä voi olla seuraavat oikeudet:

  • Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun
  • Oikeus suostumuksen peruuttamiseen (jos käsittely perustuu suostumukseen)
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, eli Tietosuojavaltuutetulle (https://tietosuoja.fi/)

Pyydämme lähettämään rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt yllä kohdassa 1.1 ilmoitettuun osoitteeseen.

Eri tietoaineistojen osalta rekisteröidyn oikeudet saatetaan toteuttaa eri tavoin, esimerkiksi tietolähteen kautta. Tietoaineistokohtaiset poikkeavat käytännöt on kuvattu kohdassa 2.

2 Projektikohtaiset asiat

2.1 TurvAIsa-projekti

TurvAIsa-projektissa on tarkoitus tutkia ja kehittää tekoälyratkaisuja, joissa tekoälyn avulla pyritään tunnistamaan emootioita puheesta. Hyödynnettävät tietoaineistot koostuvat siten puheäänitteistä sekä äänitteiden mahdollisista oheistiedoista ja niitä käsitellään Projektin mukaiseen tarkoitukseen. Puheäänitteet sekä niiden oheistiedot saattavat tapauskohtaisesti olla henkilötietoja riippuen siitä, onko puhuja äänitteestä suoraan tai epäsuoraan tunnistettavissa.

TurvAIsa projektissa hyödynnetään seuraavia tietoaineistoja, joiden aineistokohtaiset tietosuoja-asiat on kuvattu alla:

  • Kielipankin Lahjoita puhetta-kampanjan tietoaineisto

2.1.1 Kielipankin Lahjoita puhetta-kampanjan tietoaineisto

Tietoaineiston lähde ja sisältö

Lahjoita Puhetta-kampanjan tietoaineisto on saatu sopimukseen perustuen Kielipankilta. Tietoaineisto koostuu kampanjaan osallistuneiden henkilöiden luovuttamista puheäänitteistä, äänitteiden tallennukseen liittyvistä teknisistä oheistiedoista sekä puhettaan lahjoittaneiden henkilöiden vapaaehtoisesti antamista taustatiedoista.

Tarkemmat tiedot tietoaineiston sisältämistä henkilötiedoista on saatavilla Kielipankin verkko-osoitteesta: https://www.kielipankki.fi/aineistot/priv/puhelahjat

Käsittelyperuste

Loihteen käsittelyperuste Lahjoita puhetta -kampanjan tietoaineiston osalta on oikeutettu etu. Loihteen oikeutettu etu perustuu siihen, että TurvAIsa-projektin avulla pyritään selvittämään mahdollisuuksia tunnistaa tunteita suomenkielisestä puheesta tekoälyllä. Tutkimuksen tuloksia voidaan mahdollisesti hyödyntää uusien innovatiivisten puhetta tunnistavien tekoälysovellusten kehittämiseen, joista voi hyötyä niin julkinen sektori, yritykset ja henkilöt.

Tutkimustuloksia voidaan hyödyntää esimerkiksi tekoälyratkaisujen luomiseen, joiden avulla taataan terveydenhuoltoalan työntekijöille turvallisempi ja ennakoitavampi työympäristö.

Loihde on arvioinut oikeutetun edun soveltuvuutta käsittelyperusteeksi ja on todennut sen syrjäyttävän rekisteröityjen oikeuksille aiheutuvat epätodennäköiset riskit ja siten kelpaavan käsittelyn oikeusperusteeksi. Henkilötiedot on alun perin kerätty Kielipankin toimesta oikeutettuun etuun ja ääntä lahjoittaneiden henkilöiden vapaaehtoisuuteen perustuen.

Tietoaineiston käsittely

Tietoaineistoa ei käytetä rekisteröityjen henkilöllisyyden tunnistamiseen. Tietoaineistoon sisältyviin äänitteisiin ei yhdistetä muualta saatavilla olevia henkilötietoja, eikä tietoaineistoon sisältyviä äänitteitä verrata muualta saatavilla oleviin äänitteisiin sen selvittämiseksi, onko kyse samasta puhujasta. Automatisoitua päätöksentekoa ei tapahdu. Projekti käsittää ainoastaan määrätyn ominaisuuden tutkimusta, tunnistamatta yksittäistä henkilöä.

Tietoaineiston käsittely suoritetaan Microsoftin Azuren palvelussa, joka sijaitsee EU:n alueella ja jota hallitaan ja ylläpidetään vain EU:n alueelta. Data säilytetään Microsoft Sharepointissa, jonne on pääsy vain Projektiin kuuluvilla henkilöillä. Tietoaineistoja eikä niiden osia kopioida projektiympäristön ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Loihde säilyttää tietoaineistoa niin kauan kuin se on TurvAIsa projektin kannalta tarpeen. Tietoaineisto tuhotaan kuitenkin viimeistään 12.5.2028.

Tietojen vastaanottajat

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietoaineistoon kohdistuvat tietopyynnöt ja rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröityjen, eli puheäänitteitä lahjoittaneiden henkilöiden oikeudet toteutetaan Kielipankin kautta. Kielipankille voi esittää tietopyynnön, tietojen poistopyynnön sekä tietojen korjauspyynnön, kuten Kielipankin tietosuojaselosteessa ohjeistetaan Tietosuojaseloste | Kielipankki. Tietojen poisto- ja korjauspyynnöt tulevat Loihteelle Kielipankin kautta.